چگونه کار هوشمندانه را جایگزین کار بیشتر کنیم؟ - وبلاگ گربه

به گزارش وبلاگ گربه، کار کردن همواره سختی های خاص خود را داشته است، حتی اگر از کار خود لذت ببریم! با این حال این به معنی تحمل هر گونه عذاب و ناکامی نیست. روش هایی که در این مقاله معرفی می کنیم، برای هوشمندانه تر کار کردن و کسب نتایج بهتر با کمترین زحمت و زمان، بسیار کارآمد هستند. در واقع کار هوشمندانه یعنی پیدا کردن روش هایی بهتر و به صرفه تر برای رسیدن به اهداف. پس با ما همراه باشید تا با این روش ها آشنا شوید.

ترفندهایی برای کار هوشمندانه

1. هوشمندانه برنامه ریزی کنید

اغلب افراد برای روز خود برنامه ریزی می نمایند. اما کمتر کسی به آن ها عمل می نماید و بیشتر این برنامه ها فقط بر روی کاغذ باقی می مانند. همواره به یاد داشته باشید که زندگی واقعاً غیرقابل پیش بینی است. گاهاً اتفاقاتی غیرمنتظره پیش می آید و تمام برنامه ها را به هم می ریزد. بنابراین عادت کنید همواره طوری برنامه ریزی کنید که در نهایت اتفاقات را به نفع خود خاتمه دهید.

هنگامی که در پی اتفاق غیر منتظره، مجبور به تغییر برنامه و انجام کاری دیگر می شوید، سعی کنید آن را در جهت اهداف خود و البته هرچه سریع تر به اتمام برسانید. به این ترتیب به جای فکر کردن به این که زمانتان را برای موضوعی غیر از برنامه خود گذاشته اید، به این فکر کنید که زمان خود را برای انجام کار مفید دیگری گذاشته اید و احتمالاً دیگر احتیاجی نیست در آینده برای آن وقت بگذارید.

اما اگر روزی بدون دردسر و اتفاقات غیرمنتظره داشتید، حتماً برنامه روزانه را تمام و کمال انجام داده و در صورت ممکن کارهای عقب افتاده را هم کمی سامان دهید. همچنین می توانید این زمان را برای رسیدگی و مراقبت از خود اختصاص دهید. به طور مثال کمبود خواب خود را جبران کنید و کمی چرت بزنید، پیاده روی کنید، فیلم ببینید، کتاب بخوانید، مدیتیشن کنید و… .

کنترل روابط در جهت کار هوشمندانه

2. روابط خود را کنترل کنید

فرهنگی اشتباه در کسب و کارهای امروزی رایج شده است که افراد باید دائماً در دسترس باشند، اما نکته طنز ماجرا این است که اگر فردی مشغول کار خود باشد و زمان بی فایده از بین نبرد، همواره و در همه حال قابل دسترس نخواهد بود. بنابراین کنترل ارتباطات، ساده ترین روش برای پیش گیری از بروز عوامل حواس پرتی و آزار و اذیت است. کار هوشمندانه یعنی با حواس جمع و حدبیشتر سرعت، کار مورد نظر را انجام گردد. روش های زیر برای این حذف این عوامل بسیار مناسب هستند.

• در هنگام کار کردن، تلفن خود را در جای دیگری قرار داده یا آن را بی صدا کنید و در فرصتی مناسب به تماس ها و پیغام ها پاسخ دهید. اما اگر پاسخ دادن به تلفن ها لازم است، به جای نوشتن مطالب و چت کردن، تلفنی صحبت کنید.
• روشی دیگر، تنظیم پیغام آماده ای است که نشان دهد شما پیغام ها را دیر به دیر پاسخ می دهید. پیغامی که به فرستنده بفهماند در صورتی که مسئله ای ضروری پیش آمده است باید از روش دیگری برای تماس با شما استفاده کند.
• ایمیل ها و پیغام های غیرضروری را می توانید آخر روز و بعد از اتمام کارها پاسخ دهید.
• در دسترس بودن خود را به زمان هایی خاص محدود کنید و افراد را نیز به همان زمان، عادت دهید. سعی کنید دیگران را مطابق با قوانین و ترجیحات خود کنترل کنید.
• در زمان پاسخ دادن به تلفن ها می توانید کاملاً مؤدبانه به طرف مقابل بگویید فرصت زیادی برای حرف زدن ندارید.

3. کارها را اولویت بندی کنید

یک مدیر خوب هیچ وقت از کثرت کارها دچار استرس و سردرگمی نمی گردد. می توانید به سختی کار کنید و روش های زیادی را امتحان کنید، اما افراد پیروز می دانند که همه چیز دست یافتنی نیست و احتیاجی نیست تمام راه ها را امتحان نمایند. آن ها فقط بر روی هدفی معین تمرکز می نمایند. اهدافی که کمترین زحمت و بیشترین بازدهی را داشته باشند. پس مهم ترین اهداف خود را مشخص کنید و زمان و کوشش خود را فقط بر روی آن ها متمرکز کنید. سایر کارها و مسائل بی فایده را رها کنید و بر کیفیت کار و تمرکز بر اهداف خود اصرار داشته باشید.

4. بر روش انجام کار متمرکز باشید نه علت آن

علت انجام کار هم مهم است، اما اگر بیش از حد به علت فکر کنید و چگونگی انجام آن را نادیده بگیرید، ممکن است دچار اشتباه شوید. در واقع با توجه به نحوه انجام کار، می توان اشکالات و نقص های احتمالی را شناسایی و برطرف کرد. در غیر این صورت قبل از رسیدن به نقطه خاتمه اشکالات موجود در سیستم، شکست را برای شما رقم خواهند زد.

پس قبل از آغاز تمام جنبه های کار را آنالیز و تحلیل کنید و علت خوبی برای انتخاب آن در نظر بگیرید. از خود بپرسید: آیا تمام تست های لازم را انجام داده ام؟ آیا این کار مناسب و انعطاف پذیر است؟ آیا قابل تکرار است؟

بعضی از کارها را به عهده متخصصان شان قرار دهید

5. همه کارها را به تنهایی انجام ندهید

یکی دیگر از ترفندهای کار هوشمندانه شناخت توانایی هایی خود است. به عبارتی باید سعی کنید توانایی های منحصر به فرد خود را بشناسید و فقط بر روی آن ها تمرکز کنید. یکی از رایج ترین اشتباهات بیشتر ما این است که بیش از حد به قابلیت های خود اطمینان داریم و به همین دلیل هم مسئولیت بیشتر کارها را به عهده می گیریم.

در صورتی که این کار کاملاً اشتباه است. هر کسی مهارت های خاص خود را دارد و در همه زمینه ها ماهر نیست. بنابراین سعی کنید فقط بر روی کاری که بیشترین توانایی را دارید، تمرکز نموده و بقیه کارها را بر عهده سایرین قرار دهید. در این صورت علاوه بر اینکه زمان کافی برای وظایف و اهداف خود خواهید داشت، در مهارت خود متخصص تر هم می شوید.

6. کار را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید

گاهی اوقات ممکن است هدفی عظیم، تمرکز را از بین برده و موجب سردرگمی گردد، اما باید با برنامه ای هوشمندانه، کار خود را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید و از آغاز نترسید. مشخص اهداف کوچک در جهت رسیدن به هدف نهایی، می تواند انگیزه لازم برای آغاز را ایجاد کند. بنابراین سعی کنید گام های کوچک اما هوشمندانه بردارید.

7. بر روی یک کار تمرکز کنید

تحقیقات نشان می دهد مغز انسان نمی تواند همزمان تمرکز خوبی بر 2 کار داشته باشد. از دیدگاه علم روانشناسی، زمانی که فرد به طور مداوم از این کار به سراغ کار بعدی می رود، نمی تواند به خوبی بر ذهن خود تسلط داشته باشد و احتمال اشتباه بسیار بالا می رود. همچنین زمان لازم برای انجام کار نیز به طور چشم گیری افزایش می یابد.

بنابراین سعی کنید کارها را تک به تک انجام دهید. کاملاً بر روی یک کار متمرکز شوید و پس از اتمام آن، سراغ بعدی بروید. در این صورت علاوه بر کاهش زمان مورد احتیاج برای انجام کار، احتمال حواس پرتی و اشتباه نیز بسیار پایین می آید. در نتیجه پیروزیت و دست یابی به اهداف با زحمت کم تر و کارایی بیشتر امکان پذیر می گردد.

8. تفریح کنید

کسانی که علاوه بر کار، در برنامه های خود زمانی برای تفریح نیز دارند، معمولاً مسرور تر بوده و انرژی بیشتری برای کوشش و رسیدن به اهدافشان در خود می بینند؛ بنابراین زمانی برای تفریح اختصاص دهید. به طور مثال می توانید به کوه نوردی رفته و از طبیعت بهره ببرید، برنامه ای برای مسافرت بچینید و در کنار خانواده از زندگی لذت ببرید و تفریحاتی از این قبیل که می تواند خستگی ناشی از کار را زدوده و انرژی کافی برای ادامه دادن را ایجاد کند.

سخن خاتمهی

در این مقاله متوجه شدیم که کار هوشمندانه با کار سخت، متفاوت است. به بیانی دیگر افرادی که زود به محل کار آمده و دیر آن را ترک می نمایند، لزوماً افراد پیروزی نیستند. فرد پیروز کسی است که بتواند در کم ترین زمان، بیشترین کارایی را داشته باشد. بنابراین باید سعی کنید تمرکز خود را افزایش داده و هوشمندانه تر کار کنید. برای افزایش تمرکز، پیشنهاد می کنیم با تکنیک های افزایش تمرکز در محیط کار نیز آشنا شوید. در آخر از قلم نیاندازید نظرات و پیشنهادات خود را در راستای هوشمندانه تر کار کردن، با ما و همراهان انگیزه به اشتراک بگذارید.

منبع: مجله انگیزه